Werkwijze

  1. Ex-Change ontvangt een aanvraag uit het Zuiden, ofwel rechtstreeks van een bedrijf ofwel via onze lokale vertegenwoordiger; het standaard aanvraagformulier wordt niet alleen gebruikt om de effectieve vraag naar assistentie te verwoorden, maar ook voor het doorgeven van allerlei informatie van het be-
    drijf zelf.
  2. De aanvraag wordt geëvalueerd op basis van een aantal criteria vooropgesteld door Ex-Change.
  3. Als de aanvraag aanvaard wordt, gaat de landen- en/of sectorcoördinator op zoek naar een geschikte expert. Indien mogelijk worden meerdere experten voorgesteld aan de aanvrager die de uiteindelijke keuze maakt.
  4. De expert wordt gevraagd om samen met de aanvrager een voorlopige planning op te stellen, die als leidraad wordt gebruikt tijdens de opdracht. Ondertussen brengt de projectcoördinator de praktische zaken in orde zoals ticket, visum (indien nodig), verzekeringen, briefingmap, enz.
  5. Tijdens een briefing waarbij de expert, de landen- en eventueel sectorcoördinator én projectcoördina-
    tor aanwezig zijn, worden de laatste toelichtingen gegeven over de context van het project, de technische aspecten, en worden relevante documenten ondertekend.
  6. Tijdens het verblijf van de expert is de aanvrager verantwoordelijk voor de accommodatie, maaltijden en lokaal transport.  De lokale vertegenwoordiger is het eerste aanspreekpunt voor de expert.
  7. Binnen de maand na terugkeer dient de expert een rapport in, dat tijdens een debriefing wordt toegelicht. Persoonlijke ervaringen, de opvolging van de aanbevelingen en mogelijkheden voor andere projecten worden hierin besproken.