Procedimiento

  1. Ex-Change vzw recibe una petición de una entidad localizada en un país del Sur. Esta petición se registra en un formulario estándar y nos llega a través del representante local de ese país.
  2. La petición es seleccionada en base a criterios establecidos por Ex-Change.
  3. Una vez que la petición es admitida, los coordinadores sectorial y regional buscan un experto con el perfil adecuado para llevar a cabo el proyecto. Si es posible, se ofrece al solicitante más de un experto, para que él pueda tomar la decisión final.
  4. Se le pide al experto que prepare un "planning" con el solicitante, que sirva de guía durante la ejecución del proyecto. Entretanto, el coordinador de proyectos organiza los temas prácticos como billetes de avión, visados (si son necesarios), seguros, documentos, etc.
  5. Los coordinadores regional, sectorial y de proyectos realizan una reunión (briefing) con el experto, donde se comentan los aspectos técnicos del proyecto, se dan instrucciones e informaciones prácticas sobre el país en cuestión y se procede a la firma de los documentos relevantes.
  6. Durante la estancia del experto en el país de destino, el solicitante se hace responsable del alojamiento, las comidas y el transporte local del experto. El representate local es el primer punto de contacto para el experto.
  7. A la vuelta y no más tarde de un mes, el experto entrega un informe a Ex-Change durante la reunión posterior a la ejecución del proyecto (debriefing). En esta reunión se discuten las experiencias personales del experto, el seguimiento que se hará del proyecto y la posibilidad/necesidad de realizar otros proyectos.